TODoリスト(やることリスト)の使い方

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若者
 

ビジネス書を読んでたらToDoってよく出てくるけど

よくわからないよ。

おじさん
 

Todoリストを作るってどういうことか今更聞けないし。

こんな方この記事を読めばToDoリストの意味と使い方を理解できます。

ToDoリストとは

「ToDo」とは英語で「やること」の意味です。

つまり、やるべきことをリスト化したものがToDoリストということになります。

やることを忘れない為にメモをしたり、付箋を貼ったりしたことはありませんか?あれもToDoリストの1種です。そう考えると簡単ですよね?

ToDoリストはなぜ必要なのか

ToDoリストには、やることを忘れない為にも外部記憶装置として役立ちます。

仕事内容や生活スタイルにもよりますが日々やること、やるべき事(ToDo)は発生します。

やることが多すぎて、どこから手をつけていいかわからない経験をしたことはありませんか?

ToDoリストは
やることを忘れないようにする
優先順位をつけて整理する
作業を細分化してやるべき事の進捗をわかりやすくする

優先順位や緊急性を明確にしておくことで何から手をつけていいかわからない状態を防ぐことができます。

ToDoリストの作り方


①思いついた作業を全て書き出す

まずは思いつく作業を簡潔に書いていきます。
この段階では、大きな括りで書き出して構いません。

・書類作成をする
・営業をかける
のようにいつかやらないといけない事を書きます。

②書き出した作業を細分化する

大きな括りのタスクはそのままでは具体性がなく進捗状況も見えにくいのでサブタスクとして細分化します。

たとえば先ほどの「営業をかける」というタスク
営業にも段取りがあるはずです。

これを具体的にサブタスクまで記載するとこうなります。

営業をかける(大きなタスク)
-A社にアポイントを取る(サブタスク)
-A社用の提案書を作成する(サブタスク)
-A社の担当者と商談(サブタスク)

こうすることで、一つずつタスクの進捗や完了する目安になります。

②優先順位をつける
書き出したタスクを重要度に応じて優先順位をつけます。

会社であれば自分の仕事が完了することで、他の人がその後の作業に取り掛かることができるようなこともあります。
タスクの進捗により他の人に影響を与えるものや、期限が指定されているような作業は優先項目にするようにします。

③期限を設ける
タスクごとにいつまでに完了するという期限を設定します。
作業の目処をつけるためにも優先度に応じて期限を決めましょう。

期限を設定することで先延ばしにすることがなくなります。

ToDoリスト作成時のポイント
・やるべきことを簡潔に書き出す
・タスクを細分化し完了して消せるToDoにする
・優先順位を決めて期限を設ける

ToDoリストを作るうえで注意すべき点

予定の前日までにはToDoリストを作るのがベスト
当日にリストを作ってしまうとそれだけで時間をとられて効率が悪くなります。
やることが見つかる毎にToDoに追加していくクセをつけておくのがいいでしょう。

リストはいつでも確認できるようにする
せっかく作ったToDoも確認できなければ意味がありません。
ノートにして持ち運んだり、PCやスマホのツールなどで進捗を常に確認できるようにすることが大事です。

タスクを達成できるものとして細分化して設定する
大きすぎるタスクはいつまでも完了できずに残ってしまいます。

リストをただの備忘録にしないこと
作業の効率化を計るために使用するもので進捗に応じて完了しないとただの備忘録になってしまいます。

まとめ

ToDoリストは、やるべき事を忘れないためにも外部記憶装置として有効なツールです。


ちなみに私はGoogleが提供している「ToDoリスト」というアプリを使用していますがGoogleカレンダーやGmailと同期して使うことができるので重宝しています。
手書きが好きな方は文房具売り場や100円ショップでもToDo用のノートが見つかります。

ToDoを入力する癖をつけると日常の作業を整理し効率的に行えるようになります。
作業の優先順位をつけるのが苦手な方や時間をうまく使えずに作業が長くなりがちな方は使ってみてください。


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